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Enterprise Risk Management und Information Security Management bei der Otto Group

Die Otto Group ist eine weltweit agierende Handels- und Dienstleistungsgruppe mit rund
52.000 Mitarbeitern. Der Konzern besteht aus 30 Unternehmensgruppen und ist in mehr als
30 Ländern Europas, Nord- und Südamerikas und Asiens präsent.
Die Otto Group gehört zu den weltweit größten Onlinehändlern. Das Portfolio deckt die
ganze Bandbreite des Einzelhandels ab – vom Spielzeug-Shop über den SaaS-Anbieter
bis hin zur Open-Commerce-Plattform. Die Aktivitäten der Otto Group sind in folgende
drei Unternehmensbereiche aufgeteilt: Multichannel-Einzelhandel, Finanzdienstleistungen
und Service. Die Waren und Produkte werden über die Vertriebskanäle E-Commerce und
stationärer Einzelhandel angeboten.

Eckdaten

• ca. 52.000 Mitarbeiter
• 14,3 Mrd. Euro Umsatz
• 30 Unternehmensgruppen
• 30 Länder

Stand 2019/20

Die Ausgangssituation und die zu meisternden Herausforderungen

2018 formulierte die Otto Group das Ziel, ihr konzernweites Risikomanagement transparenter und gleichzeitig schlanker aufzustellen. Als Umsetzungspartner dafür wählte der Hamburger Konzern die T-Systems Austria und ein passendes Tool des Softwareherstellers avedos. Aus dem Status Quo im Konzern ergaben sich zu Beginn verschiedene, teils
herausfordernde Projektziele:

  • Die Vernetzung unterschiedlicher Risikomanagementsysteme mit gestrafften Verantwortlichkeiten.
  • Die Einbindung verschiedenster Prozesse, Konzepte und Anwendungsfälle in ein flexibles und effizientes Managementsystem.
  • Die Implementierung eines Minimum Viable Products (MVP) innerhalb einer anspruchsvollen Timeline von wenigen Monaten.
  • Die Anbindung einer dezentralen Infrastruktur. Dabei mussten die Auswirkungen auf den Betrieb, die fachliche Koordination und die Abbildung im System besonders berücksichtigt werden.

 

Herausfordernd war darüber hinaus die Einbindung und Schulung von unterschiedlichen Stakeholdern und End Usern über mehrere, teils internationale Standorte und Gesellschaften hinweg.

Die Lösung mit risk2value von avedos

Bei der Suche nach einem dafür geeigneten Software-Tool entschieden sich die Verantwortlichen der Otto Group in ihrem Auswahlprozess letztendlich für risk2value und T-Systems Austria als Umsetzungs- und Supportpartner. Mit dem Tool von avedos ließen sich die inhaltlichen Anforderungen innerhalb des vorgegebenen Projektzeitplans für alle Beteiligten zufriedenstellend umsetzen. Konkret überzeugte es vor allem in den folgenden entscheidenden Punkten:

  • risk2value von avedos deckt die vollständige Konzeption, Implementierung und Integration eines ganzheitlichen Risikomanagementsystems (inkl. IKS und Compliance) ab. Der agile Implementierungsansatz von T-Systems Austria mit dem Fokus auf den Kernfunktionalitäten, die im späteren Roll-Out sukzessive erweitert wurden, war hier von besonders großer Bedeutung.
  • Maßgeblich war auch die frühzeitige Einbindung der relevanten Stakeholder durch T-Systems Austria in die Lösungsentwicklung, um eine hohe User-Akzeptanz zu erzielen. Ziel war es, durch kundenspezifische Konfiguration im Systemstandard
    eine höchstmögliche Flexibilität zu erreichen. Diese Anforderung setzte T-Systems Austria in vollem Umfang um.
  • risk2value von avedos wird unproblematisch und sicher in der GRC Cloud von T-Systems Austria betrieben. Dies war für die Verantwortlichen eine zwingende Anforderung.
  • T-Systems Austria bietet eine fachliche wie technische Expertenberatung.
  • Die Experten von avedos stehen dem Kunden im 3rd Level Support beratend zur Verfügung.

Der Mehrwert im laufenden Betrieb von risk2value

Trotz straffen Zeitplans ging risk2value nach einer schnellen und qualitativ hochwertigen Systemeinführung durch T-Systems Austria planmäßig in den Live-Betrieb. Vorkonfigurierte Best-Practice Kontrollkataloge, Workflows und Prozesse von T-Systems Austria stellten eine signifikante Zeitersparnis sicher. Seitdem profitiert die Otto Group von diversen Vorteilen, von denen die nachfolgend genannten besonders hervorzuheben sind:

  • Die Softwarelösung von avedos kann, z.B. durch Integration und Nutzung von Synergieeffekten verschiedener GRC Module, flexibel auf- und ausgebaut werden.
  • Es besteht die Möglichkeit der Einbindung dezentraler Strukturen in Form von Konzerngesellschaften im In- und Ausland.
  • Die technische wie fachliche Expertenberatung von T-Systems Austria ermöglicht eine schnelle Reaktionsfähigkeit bei Änderungsbedarfen.
  • Das Reporting erfolgt über hierarchische Ebenen und GRC Module hinweg (vertikal und horizontal) in konsolidierter, verdichteter und vergleichbarer Form.
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